Gestão de Documentos na Logística: Por Que Isso Ainda é um Gargalo nas PMEs

Na operação logística de pequenas e médias empresas, a gestão de documentos costuma ser um dos pontos mais negligenciados — e também um dos mais críticos. Comprovantes de entrega, notas fiscais, CT-es e contratos circulam entre embarcadores, transportadoras e clientes, muitas vezes sem controle, sem padronização e sem segurança.

O resultado? Multas, atrasos, retrabalho e perda de credibilidade.

Os riscos da desorganização documental

Empresas que ainda dependem de processos manuais para gerenciar documentos logísticos enfrentam uma série de desafios:

• Extravio de comprovantes e notas fiscais

• Dificuldade em localizar documentos em auditorias ou fiscalizações

• Falta de histórico centralizado de entregas e coletas

• Risco jurídico por ausência de registros formais

• Tempo excessivo gasto pela equipe para organizar e validar informações

Esses problemas não apenas afetam a operação, mas também comprometem a relação com clientes e parceiros.

Documentação é parte da entrega

Em logística, entregar a mercadoria é apenas parte da missão. A outra parte — muitas vezes invisível — é garantir que todos os registros estejam corretos, acessíveis e seguros. Isso inclui:

• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

• Comprovantes de entrega (POD)

• Contratos e termos de serviço

• Registros de rastreamento e comunicação

Sem uma gestão eficiente desses documentos, a empresa perde visibilidade sobre sua própria operação.

Como a FreBase resolve esse gargalo

A FreBase, plataforma digital de intermediação de fretes B2B, oferece uma solução prática e segura para a gestão documental. Ao contratar fretes pela FreBase, a empresa tem acesso a um ambiente online onde todos os documentos ficam armazenados, organizados e disponíveis para consulta a qualquer momento.

Além disso, a plataforma permite:

• Upload automático de comprovantes e CT-es

• Histórico completo de entregas e coletas

• Integração com sistemas internos via API

• Segurança de dados com criptografia e backups regulares

• Acesso multiusuário com controle de permissões

Para empresas que buscam eficiência logística sem complicação, a gestão documental da FreBase é um diferencial que reduz riscos e melhora a performance operacional.